フランクリン・プランナーから学ぶ!4つの領域の分け方

マインドセット

こんにちは。kazunoriです。

 

仕事をする時にどうやって管理を行っていますか?

本当はaを明日までに提出しないといけないんだけど、bはいつしようかな。

さらにcも入ってきて優先順位がわからない!!ってなったことはないでしょうか。

 

私は良くあって、上手く管理が出来ずに困っていました。

 

しかし今は4つの領域に分けることで完全に管理が出来るようになりました。

それではどのように管理をしていけばいいのかを紹介していきますね!

 

フランクリン・プランナーでは緊急度ではなく重要度を優先する

緊急!と言われると焦ってしまい失敗も付き物です。

わけがわからなくなることも多いので、

  • 緊急度
  • 重要度

で4つに切り分け管理していくのです。

 

緊急 緊急ではない

第 I 領域

  • 危機や災害、事故、病気
  • 締め切り直前のタスク
  • クレームへの対応
  • 自分がファシリテートする会議のとりまとめ
第 II 領域

  • 人間関係作り
  • 予防行為
  • 最新再生(自分を磨くこと)
  • 準備や計画
  • 適度な息抜き





第 III 領域

  • 無意味な電話やメールへの対応
  • 突然の来訪
  • 多くの会議
  • 無意味な接待や付き合い
  • 多くの報告書
第 IV 領域

  • 暇つぶし
  • 長時間、必要以上の息抜き
  • だらだらとした電話
  • 世間話
  • その他無意味な活動

引用元:http://www.franklinplanner.co.jp/learning/selfstudy/ss-17.html

 

  • 第1領域=重要かつ緊急
  • 第2領域=重要だが緊急ではない
  • 第3領域=重要ではないが緊急
  • 第4領域=重要でもなく緊急でもない

という領域にあなたの仕事を分けていってください。

実際に私が分けてみると

上記の4つの領域を私なりにブログで例えて分けてみると、

緊急 緊急ではない

第 I 領域

  • 今飛び込んで来た速報
第 II 領域

  • 2ヶ月後のでかいネタ記事
  • 動画学習





第 III 領域

  • Twitterでの発信
第 IV 領域

  • 犬の散歩

 

こんな感じに今からする行動がどの領域に当てはまるかを見極めて埋めていきます。

 

もちろん左上、第一領域が一番重要ですよね。

であれば速攻でここは終わらせなければなりません。

 

第一領域が4つも5つもになってしまっては、身動が取れないですし領域の分け方を間違っている可能性が高いです。

 

自分の力も加味しながら分けれるように分けてください。

第二に回したり、第三に回して行動出来るようになると動きやすくなってきますよ。

 

まとめ

私の場合家のホワイトボードに4つの領域を記載しています。

 

そうすれば管理もしやすいですし、ひと目で今何をすべきなのかがわかります。

ホワイトボードであれば消したり書いたりも簡単なのでおすすめですよ。

是非活用して計画的に進めてくださいね。

 

それでは最後までご覧いただきありがとうございました。